Na gestão empresarial, nos deparamos com uma variedade de metodologias, ferramentas e termos que, embora sejam amplamente conhecidos, muitas vezes permanecem incompreendidos em relação aos seus conceitos e aplicações práticas. Uma dessas ferramentas é a metodologia 5W2H, que se destaca por sua simplicidade e versatilidade, podendo ser aplicada em diversos aspectos dentro de uma empresa, desde o planejamento estratégico até o acompanhamento de projetos menores e tarefas rotineiras.

O que é a Metodologia 5W2H?

A metodologia 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em sete diretrizes projetadas para a organização de tarefas, com foco na melhoria contínua. Essas diretrizes são expressas por meio de sete perguntas que ajudam a desenvolver planos de projetos, estratégias ou tarefas de forma mais clara e prática. Essas perguntas são:

1. What (o que fazer):** Qual é o projeto, estratégia ou tarefa a ser planejada, ou qual objetivo se pretende alcançar?

2. Why (por que fazer):** Qual a razão pela qual isso deve ser realizado? É de fato relevante para a empresa, equipe ou clientes? Como isso otimizará algum processo?

3. Where (onde será feito):** A execução ocorrerá nas instalações da empresa ou em outro local? Se for responsabilidade de um departamento específico, qual é ele?

4. Who (por quem será feito):** Quais colaboradores estarão envolvidos em cada uma das etapas?

5. When (quando):** Quando cada atividade começará e qual é o prazo para concluí-las? É recomendável criar um cronograma detalhado.

As duas últimas perguntas, representadas pelo “2H,” referem-se a:

6. How (como fazer):** Quais são as etapas e ações necessárias para atingir o objetivo estabelecido? Nessa etapa, é importante atribuir responsabilidades, prazos e recursos para cada tarefa.

7. How much (quanto custará fazer):** Qual será o custo total para realizar todas as tarefas planejadas? Isso envolve uma avaliação criteriosa dos recursos humanos e materiais necessários, bem como uma estimativa dos custos envolvidos.

A Origem da Metodologia 5W2H

A metodologia 5W2H tem suas raízes associadas ao sistema de produção japonês baseado no Toyotismo. Durante a década de 1950, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, ao visitarem os Estados Unidos e estudarem o sistema de produção Fordista da época, identificaram seus desperdícios de matéria-prima resultantes da produção em massa.

Focados na eliminação de desperdícios e na qualidade do processo, Ohno e Toyoda desenvolveram uma metodologia que produziria apenas sob demanda dos clientes, reduzindo os custos de matéria-prima, estoque e tempo de espera. Essa metodologia foi implementada na Toyota, resultando em um aumento significativo da produtividade, tornando-a uma das empresas mais eficientes do mundo.

A utilização da metodologia 5W2H foi uma resposta direta à necessidade de solucionar rapidamente problemas e retomar a produção, influenciada pelo princípio de correção de erros, que permitia aos operários parar a produção para corrigir qualquer anomalia no processo. Essa ferramenta ajudou a manter a produção em andamento.

Vantagens de Empregar a Técnica 5W2H

A simplicidade da metodologia 5W2H a torna acessível a empresas de todos os portes. Ela não requer uma equipe técnica especializada, sendo fácil de ser utilizada por qualquer funcionário. Essa ferramenta traz benefícios importantes, como:

– Clareza na execução de ações.

– Economia de tempo e recursos.

– Eliminação de dúvidas e discussões sobre a execução de planos.

– Organização das tarefas e atribuição de responsabilidades.

– Desenvolvimento de uma cultura organizacional de colaboração.

Como fazer 5W2H na prática

Como você já deve ter notado, o 5W2H é uma metodologia bastante flexível, prática e útil. Você pode utilizar o 5W2H para tornar o planejamento estratégico, tático e operacional mais palpável.

Isto é, traduzir as metas e objetivos da empresa em planos de ação e iniciativas, ou até mesmo utilizar nas rotinas da empresa, onde a ferramenta pode servir para determinar os responsáveis, prazos e recursos para projetos e tarefas menores.

Você não precisa de softwares, equipamentos nem nenhum grande investimento para fazer uso da metodologia 5W2H na sua empresa. Basta utilizar uma planilha eletrônica ou um quadro branco.

Fique livre para utilizar qualquer instrumento que você prefira, porque tudo que você necessita é um local para organizar as sete colunas (5W e 2H) e indicar o que precisa ser realizado para a sua equipe.

Abaixo temos um exemplo prático do 5W2H:

O 5W2H é tão útil assim para a minha empresa?

Por ser tão simples de utilizar, a Matriz 5W2H garante muita objetividade na execução da ação e é muito utilizada por áreas de gestão das empresas, como por exemplo:  Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.

Se a sua empresa procura crescer de forma rápida e saudável, sem perder o controle das finanças, utilizar a matriz 5W2H vai proporcionar organização e praticidade no processo de tomada de decisões.

Acredite, essa simples metodologia é de grande ajuda na execução de acima de tudo no controle de tarefas das empresas. Ela pode gerar uma grande economia de tempo e recursos, eliminando dúvidas e discussões sobre a execução dos planos.

O motivo? O 5W2H torna tudo muito mais claro e a atribuição de tarefas de cada funcionário melhora imediatamente. Resumindo: os envolvidos saberão de forma exata o que, onde, quando e de que forma fazer.

Como resultado, temos uma economia de tempo e recursos, além da criação de uma cultura organizacional de colaboração, que gera sinergia e pode ser um grande diferencial estratégico para qualquer empresa.

Conclusão

A metodologia 5W2H é uma ferramenta valiosa na gestão empresarial, contribuindo para o planejamento estratégico, o controle de tarefas rotineiras e o gerenciamento de projetos. Sua simplicidade a torna acessível a empresas de todos os tamanhos, e seu uso eficaz pode gerar economia de tempo e recursos, além de promover uma cultura de eficiência e colaboração.

Se você deseja tornar seus objetivos mais claros, aumentar a eficiência operacional e melhorar a organização de tarefas na sua empresa, considere a implementação da metodologia 5W2H como uma ferramenta valiosa em sua caixa de ferramentas de gestão. Afinal, o caminho para o sucesso começa com um plano claro e ação determinada.